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Rüsselsheim, 10. November 2008 – Auf Rechnungen von knapp 5 Millionen Seiten war das PDF-Archiv beim Schweizer Energielieferanten ESB Energie Service Biel/Bienne angewachsen, das ESB nun in ein Archiv mit PDF/A-konformen Dokumenten umgewandelt hat.
„Als Archivlösung setzen wir einen SAP Content Manager ein und nutzen den PDF-Konverter myPDFconvert von DETEC, um unsere PDF-Altbestände fit für die Langzeitarchivierung zu machen.“ so Luigi Bissolotti, Leiter SAP bei ESB. „Für das Output Management und die Druckaufbereitung gebrauchen wir eine Einstellung in LaserSoft, die neue PDF-Dateien direkt im PDF/A-Standard produziert. Deshalb müssen wir keine weitere Konvertierung mehr durchführen. Die Dokumente werden mit Sapscript von SAP zusammengestellt, dann fügt LaserSoft einige Komponenten hinzu, z.B. den Barcode für die Verpackungsmaschinen. Anschließend wird einerseits der Jobauftrag fürs Drucken aufbereitet und an den Drucker gesendet, und andererseits erstellt LaserSoft automatisch ein PDF/A-konformes Dokument fürs Archiv.“ so Bissolotti.
Weitere Formulare - etwa 10 000 pro Jahr – werden immer noch in Papierform archiviert. Bissolotti: „Das sind z.B. Rechnungen für den Verkauf ab Lager, den Unterhalt von Gasgeräten, den Bau von Hausanschlüssen usw. Auch diese werden wir ins PDF/A Format konvertieren und normgerecht archivieren.“
Über ESB Biel/Bienne
Tag für Tag versorgt der Schweizer Energielieferant die Bieler Gemeinden mit Strom, Trinkwasser und Erdgas. Als städtisches Unternehmen deckt der ESB den Strombedarf zu etwa 20% durch Eigenproduktion in Bieler Kraftwerken. Die restlichen 80% kommen von Drittlieferanten. Auch Ökostrom können Privat- und Geschäftskunden aus Sonnen-, Wind- oder Wasserkraftwerken beziehen. Erdgas liefert der ESB rund um die Uhr auf . Das Erdgasnetz des ESB hat eine Länge von 367 km. Auch die Wasserleitungen von Biel/Bienne und Nidau hält der ESB instand und versorgt 57 000 Einwohner mit frischem Trinkwasser. Um eine zukunftssichere Energieversorgung zu gewährleisten, müssen die administrativen Tätigkeiten des ESB problemlos funktionieren. Ein modernes System für das Energiedatenmanagement mit effizient gestalteten Geschäftsprozessen, einfacher Kommunikation und leicht zugänglichen Informationen sind die Grundlage dafür.
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