Automatisierte Dokumentensignatur
Output Management mit automatisierter Signatur Immer mehr Unternehmen erkennen, dass sie durch elektronischen Rechnungsversand sehr viel Geld sparen können. Beim herkömmlichen Versand per Post fallen pro Rechnung durchschnittliche Kosten von bis zu vier Euro an – zusammengesetzt aus Ausdruck, Kuvertierung, Porto, Arbeitszeit und Lagerung auf der Empfängerseite. Elektronische Rechnungsstellung senkt oder vermeidet diese Kosten. Der Einsatz der elektronischen Signatur dokumentiert die Identität des Unterzeichners und die Unversehrtheit des Rechnungsinhaltes – eine unbemerkte Manipulation ist unmöglich.
Einsparpotenzial ist jedoch nicht nur im Bereich der Rechnungsstellung vorhanden. Andere Dokumentenarten mit einigem Anspruch an Integrität und Verbindlichkeit sind z.B. Gutschriften, Lieferscheine, technische Dokumente, Qualitäts- und Rechtsdokumente. Auch sie werden als Papierdokumente gedruckt, transportiert, evtl. kuvertiert und versendet, empfangen, Kopien werden produziert usw. – größtenteils vermeidbare Kosten.
Schnittstelle digiSeal server – OM Plus
Der digiSeal server stellt seine Funktionalitäten als (Verzeichnis-) Service mit verschiedenen Konfigurationsmöglichkeiten zur Verfügung. Es erfolgt die Signatur der in einem Eingangsverzeichnis abgelegten Dateien, die anschließend in ein Ausgangsverzeichnis verschoben werden. OM Plus verwaltet die Verzeichnisse, steuert und kontrolliert den Ablauf.
Zu signierende Dokumente können von DoXite oder LaserSoft produziert werden oder stammen druckfertig aus fremden Quellen, wie z.B. aus Office-Anwendungen oder einem ERP-System. Fertige Druckdaten werden in Einzeldokumente gesplittet und signiert, anschließend werden sie individuell als Anhang vermailt oder gefaxt und bei Bedarf archiviert.
Auch myPDFconvert produziert PDF-Dokumente (im PDF/A-Format).
PDF/A-Konformität bleibt erhalten
Ein besonderes Merkmal von digiseal ist auch, dass PDF/A-konforme PDF-Dateien nach der Signatur weiterhin PDF/A-konform bleiben.
